Οι 6 πλευρές του Σχεδιασμού Εκδηλώσεων

Η οργάνωση ενός γεγονότος απαιτεί προγραμματισμό. Είτε πρόκειται για συνέδριο, είτε για σεμινάριο ή άλλου τύπου εκδήλωση, είτε έχετε τρεις εβδομάδες για να το προγραμματίσετε, είτε ένα ολόκληρο έτος, η επιτυχία της εκδήλωσής σας, κρίνεται στις λεπτομέρειες.

Ο Σχεδιασμός χωρίζεται σε 6 πλευρές:

1. Αποφασίστε το κοινό-στόχο σας πριν από οτιδήποτε άλλο. Το πρώτο βήμα – πριν κάνετε οτιδήποτε άλλο – θα πρέπει να είναι, να καθορίσετε σαφώς ποιο είναι το κοινό-στόχος σας. Απ ‘αυτό θα κριθούν και όλες οι άλλες αποφάσεις, όπως το ύφος της εκδήλωσης, η τοποθεσία, το κόστος εισόδου κλπ. Αυτή η δομημένη προσέγγιση θα σας βοηθήσει επίσης, να παραμείνετε επικεντρωμένοι στην επίτευξη συγκεκριμένων στόχων.

2. Κάντε μια λίστα με όλες τις λεπτομέρειες. Όταν αποφασίζετε να διοργανώσετε ένα γεγονός, όλα έχουν σημασία. Από το περιεχόμενο του προγράμματος και το φωτισμό, μέχρι τη μεταφορά και το πάρκινγκ.

3. Έχετε σαφή επιχειρηματικό σκοπό για τη διοργάνωση της εκδήλωσης. Προτού μπορέσετε να ξεκινήσετε να σχεδιάζετε ένα επιτυχημένο γεγονός, να είστε ξεκάθαροι, ως προς το γιατί το κάνετε αυτό, καθώς κάθε απόφασή σας πρέπει, να υποστηρίζει αυτόν τον κύριο στόχο: Είναι η προώθηση μίας εταιρείας ή ενός συγκεκριμένου προϊόντος; Είναι η ανάπτυξη της εμπιστοσύνης των πελατών; Ή απλά θέλετε να βγάλετε χρήματα; Βεβαιωθείτε, επίσης, ότι η ομάδα σας έχει επίγνωση του σκοπού.

4. Προσέξτε για άλλες εκδηλώσεις του κλάδου κατά τον προγραμματισμό. Ελέγξτε το ημερολόγιο και βεβαιωθείτε ότι δεν προγραμματίζετε την εκδήλωσή σας πολύ κοντά σε αργίες ή διακοπές. Είναι εξίσου σημαντικό να ελέγξετε για άλλα γεγονότα, που ενδέχεται να απευθύνονται στο κοινό-στόχο σας.

5. Να είστε ευέλικτοι στις αλλαγές. Καθώς μπαίνετε στη διαδικασία προγραμματισμού συμβάντων, μπορεί να διαπιστώσετε ότι η εκδήλωσή σας αλλάζει σε μέγεθος, τοποθεσία ή υφίσταται οποιαδήποτε άλλη αλλαγή, από ό,τι αρχικά περιμένατε. Αυτό είναι φυσιολογικό, γι’αυτό και χρειάζεται να έχετε κάποια ευελιξία.

6. Αναγνωρίστε τους περιορισμούς σας. Είναι σημαντικό να γνωρίζουμε τι μπορούμε ή δεν μπορούμε να κάνουμε, και να έχουμε ρεαλιστικούς στόχους, είτε πρόκειται για τον προϋπολογισμό, είτε για το χρόνο. Αν αποφασίσετε να οργανώσετε μία εκδήλωση σε μια εβδομάδα, να έχετε και τις ανάλογες προσδοκίες. Εάν πάλι πρόκειται για ένα μεγάλο γεγονός, προετοιμαστείτε μερικούς μήνες πριν. Εάν ο προϋπολογισμός είναι μικρός, ίσως χρειαστεί να τον αντισταθμίσετε με δημιουργικότητα, πολλή δουλειά και do-it-yourself λύσεις. Όπως και να έχει, να είστε προετοιμασμένοι για όλα τα πιθανά σενάρια, αλλά όπως είπαμε και παραπάνω να είστε ακόμη πιο προετοιμασμένοι, για να αντιμετωπίσετε τα απίθανα σενάρια!

Άρθρο από το Περιοδικό SYNEDRIO + EVENT τεύχος 43  (Άνοιξη / Καλοκαίρι 2018)

Διαβάστε εδώ ολόκληρο το τεύχος:  www.synedrio.gr/entypo/