Τα είδη των email που οφείλεις να έχεις σαν Ξενοδοχείο

Ως Ξενοδοχείο, σε μια εποχή που κατακλύζεται από τα ηλεκτρονικά και διαδικτυακά μέσα, οφείλεις να προσαρμόζεσαι στις νέες τάσεις, και να ακολουθείς τις όλο και περισσότερες ανάγκες, που δημιουργούνται στο πελατειακό σου κοινό. Παρά την αυξανόμενη χρήση, αλλά και την απήχηση, το email συνεχίζει να είναι ένα από τα πολύ βασικά και σημαντικά εργαλεία, για έναν επιχειρηματία που θέλει να φτάσει στους πελάτες του. Όσο κι αν ακούγεται παράξενο, το email έχει ένα πιο σοβαρό προφίλ και δημιουργεί κύρος γύρω από το όνομα της επιχείρησής σου, εν αντιθέσει με τα ομολογουμένως χρήσιμα και αναγκαία social media.

Λόγω, λοιπόν, της σημαντικότητας της χρήσης email, κρίνεται αναγκαίο, να υφίστανται διαφορετικά είδη τέτοιων έτοιμων μηνυμάτων, που να ανταποκρίνονται σε κάθε πελάτη αλλά και σε κάθε διαφορετική του ανάγκη. Επομένως, κάθε ξενοδοχειακή επιχείρηση οφείλει να είναι σε θέση να γράψει τα παρακάτω είδη email προς το πελατειακό κοινό, ώστε να δημιουργήσει μια υγιή διαπροσωπική σχέση με αυτό.

Το πρώτο είδος είναι αυτό το email που καλωσορίζει τον πελάτη σου. Όταν ο πελάτης, λοιπόν, εγγράφεται στην ιστοσελίδα, το ιδανικό είναι να στείλεις ένα email στο οποίο θα τον ευχαριστείς που επέλεξε εσένα, και φυσικά για να επιβεβαιώσεις το ενδιαφέρον του μέσω ανάλογου link.

Στον αντίποδα, υπάρχει περίπτωση κάποιος πελάτης να μην ενδιαφέρεται πλέον για τις υπηρεσίες σου. Δυστυχώς, συμβαίνει και πρέπει να το αποδεχθείς, αλλά και να τον διευκολύνεις. Σε αυτήν την περίπτωση στέλνεις ένα απαντητικό email το οποίο θα είναι άκρως φιλικό, και δεν θα προκαλεί τύψεις σε αυτόν που θα το διαβάσει. Ευχαρίστησε τον πελάτη και υπενθύμισε του πώς έχει την δυνατότητα να απευθυνθεί ξανά σε εσένα αν το επιθυμήσει στο μέλλον.

Ένα από τα σημαντικότερα, για πολλούς λόγους, emails είναι το newsletter. Εσύ αποφασίζεις ποιο θα είναι το χρονικό διάστημα, που θα περνά από το ένα email ενημέρωση στο επόμενο. Φρόντισε, όμως, αυτά τα χρονικά διαστήματα να μην είναι ούτε πολύ μεγάλα -με αποτέλεσμα οι πελάτες με δυσκολία να σε θυμούνται, αλλά ούτε και πολύ μικρά -με αποτέλεσμα να τους κουράζεις και διαγραφούν από το newsletter σου. Επιπλέον, πρέπει να είσαι πολύ προσεκτικός στο τι θα περιλαμβάνει αυτό το μήνυμα γιατί, στην πραγματικότητα, αποτελεί το εβδομαδιαίο εξώφυλλο των δραστηριοτήτων σου. Ή θα κερδίσεις το κοινό σου ή θα το χάσεις.

Στο ίδιο μήκος κύματος, μπορείς να έχεις και τα προωθητικά email, τα οποία θα προωθούν ένα συγκεκριμένο πακέτο, ή μια συγκεκριμένη υπηρεσία, ή ακόμη και ειδικές τιμές. Εδώ πρέπει να είσαι πολύ συγκεκριμένος και δεν πρέπει να το παρακάνεις με το κείμενο.

Εξίσου σημαντικό email είναι και αυτό που ζητάς επιβεβαίωση κρατήσεων και αποστέλλεις και το αναλυτικό πρόγραμμα ή τις οδηγίες για το ολοκληρωμένο ταξιδιωτικό πακέτο, που ο πελάτης σου μόλις έκλεισε. Αυτό το είδος ηλεκτρονικού μηνύματος είναι απαραίτητο γιατί δίνει στον πελάτη σου όλες τις χρήσιμες και απαραίτητες πληροφορίες που χρειάζεται. Επομένως, πρέπει οπωσδήποτε να περιλαμβάνει την ευχαριστία σου, τις ημερομηνίες, τις χρήσιμες ώρες κλπ. Πρέπει να δώσεις όλες εκείνες τις πληροφορίες, ώστε να μην χρειαστεί να επικοινωνήσουν ξανά μαζί σου για διευκρινίσεις. Είναι σημαντικό στο email επιβεβαίωσης, να αναφέρονται οι ώρες check-in και check-out, οι υπηρεσίες που προσφέρονται εντός του χώρου του ξενοδοχείου, τον αριθμό του δωματίου ή των δωματίων κλπ.

Τέλος, το ευχαριστήριο email είναι αυτό που κάθε ταξιδιωτικός πράκτορας χρειάζεται να είναι σε θέση να συντάξει. Το συγκεκριμένο email πρέπει να σταλεί στον πελάτη μετά την ολοκλήρωση του ταξιδιού. Σε αυτό μπορείς να έχεις μια πιο ελεύθερη επικοινωνία, και μπορείς να χρησιμοποιήσεις τυχόν φωτογραφίες από το ταξίδι. Ευχαρίστησε τους, με λίγα λόγια, που προτίμησαν τη δική σου επιχείρηση, για να πραγματοποιήσουν αυτήν την ταξιδιωτική εμπειρία, αλλά και για την εμπιστοσύνη που σου έδειξαν. Φρόντισε να αφήσεις την πόρτα ανοιχτή, ώστε να μπορούν να απευθυνθούν και πάλι σε εσένα για μελλοντικά ταξίδια.

Τα ξενοδοχεία χρησιμοποιούν τα Email για να προωθήσουν την ιδιαίτερη ξενοδοχειακή εμπειρία που προσφέρουν.